6. Příprava výstavy

6.1 Podmínkou pro schválení výstavy je předložení jejího záměru předsednictvu SČF v dostatečném časovém předstihu. Záměr musí obsahovat její název, druh, kategorii, místo a termín konání a způsob financování.

6.2 V názvu musí být výslovně uvedeno, že jde o filatelistickou výstavu, místo a rok jejího konání (např. Filatelistická výstava Lidice 2012). Předsednictvo SČF může v odůvodněných případech odsouhlasit jiný název výstavy.

7. Organizační výbor a revizní komise výstavy

7.1 Výkonným orgánem při pořádání výstavy je její organizační výbor, který zodpovídá za její přípravu, provedení a likvidaci předsednictvu SČF, případně svému pobočnému spolku. Nezávislým orgánem je revizní komise organizační výboru nebo revizor účtu (dále společně jen RK OV).

7.2 Pokud výstavu společně organizují dva nebo více subjektů, uzavřou vzájemnou dohodu o složení OV a o případném rozdělení zisku či o úhradě ztráty.

7.3 Předsedu OV a gestora výstavy jmenuje předsednictvo SČF, což potvrzuje tajemník SČF jmenovacími dekrety.

7.4 Jednat jménem SČF ve věcech pořádání výstavy je možné pouze na základě plné moci, vystavené sekretariátem SČF.

7.5 RK OV kontroluje hospodaření výstavy a spoluzodpovídá za závěrečné vyúčtování výstavy, které musí nejpozději do 3 měsíců od ukončení výstavy předat RK SČF. Případné prodloužení tohoto termínu je možné pouze na základě předchozího souhlasu RK SČF. V případě požadavku RK SČF je RK OV povinna předat i veškeré účetní dokumenty, související s realizovanou výstavou. Závěrečné vyúčtování posuzuje a schvaluje revizní komise SČF a předkládá je ke schválení předsednictvu SČF.

7.6 OV je povinen na vyžádání informovat předsedu RK OV o svém hospodaření.

7.7 Práva a povinnosti OV vůči předsednictvu SČF

7.7.1 OV má právo: zřídit čestný výbor nebo čestné prezidium výstavy; předkládat návrhy na zkvalitnění prezentace výstavy; konzultovat přípravu a vzniklé problémy v průběhu výstavy; podat stížnost na případnou špatnou práci gestora výstavy a na základě řádného zdůvodnění požádat předsednictvo SČF o jeho výměnu.

7.7.2 OV má povinnost: dodržovat tento VŘ a s ním spojené směrnice SČF; respektovat práva předsednictva SČF a gestora výstavy uvedená v tomto VŘ; poskytovat předsednictvu SČF informace o přípravě, průběhu a likvidaci výstavy, pokud si je vyžádá; vytvořit předsednictvu SČF základní podmínky k provedení požadované kontroly; zpracovat pro vystavovatele Výstavní propozice; zpracovat pro veřejnost Výstavní pořádek; v určeném termínu po ukončení výstavy předat předsednictvu SČF závěrečnou zprávu o výstavě a o její likvidaci; v určeném termínu předat předsednictvu SČF kopii účetní uzávěrky odsouhlasené RK OV; předat dvě vyhotovení bulletinů, katalogů a palmáre s úplným souborem příloh sekretariátu SČF, který jeden výtisk předá výstavní komisi SČF; řídit se Spisovým a skartačním řádem SČF.

7.8 Práva a povinnosti OV vůči vystavovatelům

7.8.1 OV má právo: provést výběr z exponátů přihlášených na výstavu, nepřijmout exponáty nesplňující potřebnou kvalifikaci a schválené výstavní propozice; rozhodnout o zřízení trezoru pro exponáty, které pro nedostatek výstavních ploch nebo z jiného důvodu nebudou vystaveny; přidělit exponátům po dohodě s jury věcné ceny.

7.8.2 Rozhodnutí OV o výběru exponátů je konečné a není proti němu odvolání.

7.8.3 OV má povinnost: respektovat práva vystavovatelů, uvedená v tomto VŘ; zabezpečit ochranu osobních údajů vystavovatelů ve smyslu zákona č. 101/2000 Sb. v akt. znění; při výběru exponátů dát přednost exponátům, které kvalifikaci pro vyšší kategorii ještě nezískaly; umožnit vystavovateli účast při instalaci i demontáži jeho exponátu podle podmínek obsažených ve Výstavních propozicích; zajistit vystavovateli bezplatný vstup do prostor výstavy po celou dobu jejího konání; bezplatně předat výtisk výstavního katalogu s úplným souborem příloh vystavovateli při prezentaci a výtisk výsledků hodnocení (palmáre); zveřejnit výsledky hodnocení exponátů po obdržení protokolu jury; zaznamenat získané hodnocení (bodové hodnocení, medaile, blahopřání jury, věcnou cenu) do průkazu exponátu; zařadit do programu výstavy termín setkání členů jury s vystavovateli, stanovený po dohodě s předsedou jury, a s dostatečným časovým předstihem ho veřejně vyhlásit; nevyzvednuté exponáty vrátit poštou vystavovateli nebo národnímu komisaři, a to do 10 dnů po skončení výstavy na náklady vystavovatele.

7.8.4 OV výstavy má právo po dohodě s pořadatelem virtuální výstavy EXPONET požadovat hodnocení přijatých soutěžních exponátů i jejím prostřednictvím, a to za podmínky, že tento požadavek bude uveden ve výstavních propozicích.

7.9 Práva a povinnosti OV vůči jury

7.9.1 OV má právo: konzultovat s jury vhodné zařazení přihlášených exponátů do výstavních tříd; požadovat po dohodě s pořadatelem virtuální výstavy EXPONET hodnocení přijatých soutěžních exponátů i jejím prostřednictvím, a to za podmínky, že tato možnost bude uvedena v propozicích výstavy.

7.9.2 OV má povinnost: respektovat práva členů jury, uvedená v tomto VŘ; dohodnout s předsedou jury způsob předání exponátů filatelistické literatury k hodnocení před zahájením výstavy; informovat předsedu jury, zda v určených výstavních třídách bylo zřízeno oddělení moderní filatelie; minimálně 4 týdny před zahájením práce jury předat předsedovi jury plány přijatých exponátů; zajistit místnost pro práci jury a vytvořit podmínky pro její nerušenou práci; předat jury požadavky vystavovatelů na písemné hodnocení jejich exponátů; připravit pro jury seznam věcných cen; připravit pro předsedu jury k podpisu diplomy, případně čestná uznání pro účastníky výstavy; uhradit členům jury náklady spojené s hodnocením exponátů; zajistit bezplatně všem členům jury výtisk výstavního katalogu s úplným souborem příloh a výtisk výsledků hodnocení (palmáre); zajistit jury volný přístup k exponátům po celou dobu výstavy (včetně přístupu mimo všeobecnou otevírací dobu v dohodnutém a technicky možném rozsahu); bezplatně zajistit každému členu jury dvě pozvánky na všechny oficiální akce organizované v průběhu výstavy, včetně palmáre.

8. Výstavní propozice

8.1 Výstavní propozice zpracovává OV písemně a po schválení předsednictvem SČF je v termínu minimálně 30 dnů před termínem uzávěrky přihlášek vhodným způsobem předkládá filatelistické veřejnosti, včetně uveřejnění na internetových stránkách SČF. Výstavní propozice obsahují organizační pokyny pořadatele výstavy (OV) a stanoví podmínky účasti vystavovatelů na ní. Propozice nesmějí být v rozporu s tímto VŘ.

8.2 Výstavní propozice musí obsahovat: název, druh a kategorii výstavy, místo a termín jejího konání, její organizátory a spoluorganizátory; výčet soutěžních tříd (s přihlédnutím k ustanovení 4.4.1 a 4.4.2); způsob, formu a termín podání přihlášek; formulář přihlášky exponátu na výstavu; způsob, kterým budou vystavovatelé informováni o přijatých exponátech; počet a rozměr přidělených rámů a počet listů (s přihlédnutím k ustanovení 12.5); výstavní poplatky; termín a způsob doručení exponátů OV výstavy, jejich převzetí a zpětné předání; upozornění uvedené v ustanovení 12.6 tohoto VŘ; podmínky pro případnou účast vystavovatele při montáži a demontáži jeho exponátu podle časového rozvrhu daného OV; poučení o způsobu uplatnění náhrady případné škody, která by vznikla vystavovateli; celní podmínky (v případě mezinárodní účasti); pojištění exponátů; kontaktní adresy na OV a gestora výstavy, včetně telefonního a elektronického spojení.

9. Přihlášky exponátů

9.1 Vystavovat v soutěžních třídách výstav jsou oprávněni pouze členové SČF nebo členové zahraničních filatelistických svazů, s nimiž má SČF uzavřeny odpovídající dohody.

9.2 Přihlášky do výstavních tříd se podávají na formulářích předepsaných OV. Pro výstavy všech kategorií musí být potvrzeny základní organizační jednotkou SČF, v níž je vystavovatel členem a platí členské příspěvky SČF.

9.3 Vzor přihlášky exponátu na výstavu je uveden v příloze č. 1 tohoto VŘ.

9.4 Exponáty musí být přihlášeny pod jménem vystavovatele. V případě, že si vystavovatel přeje exponát vystavit pod pseudonymem, je jméno vystavovatele pro organizační výbor důvěrnou informací a jako s takovou je povinen s ní zacházet.

9.5 Přihlášený exponát musí být v celém rozsahu výhradním vlastnictvím vystavovatele.

9.6 Exponát zesnulého filatelisty může být vystaven v soutěži in memoriam, pokud k jeho úmrtí došlo v době od podání přihlášky do zahájení výstavy.

10. Podmínky pro vystavování ve třídě filatelistické literatury

10.1 Filatelistickou literaturou pro účely VŘ se rozumějí veškeré publikace v tištěné nebo elektronické podobě zabývající se předměty filatelistického zájmu, a to ve všech souvislostech, nebo poštovně historickými náměty, případně popisují způsoby jejich vzniku, sbírání a vystavování. Aukční katalogy (ve standardní podobě) a nabídkové ceníky nejsou literaturou ve smyslu VŘ.

10.2 Pokud od jejich vydání do uzávěrky přihlášek neuplynulo více než 5 let, mohou být v soutěžní třídě vystavena specializovaná díla, příručky a specializované katalogy (v knižní vazbě, nebo na paměťových médiích), zpravodaje a informační bulletiny společností nebo klubů filatelistů (v minimálním rozsahu uceleného ročníku za kalendářní rok).

10.3 Pokud od jejich vydání do uzávěrky přihlášek neuplynuly více než 3 roky, mohou být v soutěžní třídě vystaveny filatelistické a poštovně historické časopisy (v minimálním rozsahu uceleného ročníku za kalendářní rok) a nespecializované (běžné) katalogy.

10.4 Exponáty soutěžní třídy literatury se předávají ve dvou exemplářích tak, aby byly jury k dispozici minimálně dva měsíce před zahájením výstavy. Jejich přihlášením vystavovatel vyslovil souhlas s tím, že po ukončení výstavy zůstávají bezplatně v jednom vyhotovení organizačnímu výboru výstavy a v jednom vyhotovení se předávají do knihovny SČF.

10.5 Exponáty filatelistické literatury musí být vhodnou formou zpřístupněny návštěvníkům výstavy.

11. Průkaz exponátu

11.1 Novému exponátu vydává průkaz vedoucí výstavního odboru OV. Na výstavách vyšších stupňů již každý vystavený exponát musí být vybaven průkazem exponátu.

11.2 Pro každý exponát smí být vystaven pouze jeden průkaz exponátu.

11.3 Exponátu filatelistické literatury se průkaz exponátu nevydává.

11.4 Exponáty, jejichž průkaz nebude předložen jury na výstavách 2. a 1. stupně do zahájení její práce, nemusí být hodnoceny.

11.5 Vystavení duplikátu průkazu exponátu, v případě jeho ztráty, řeší vystavovatel se sekretariátem SČF.

Kvalifikace exponátů a jejich rozsah

12.1 Kvalifikační požadavky

12.1.1 Exponáty filatelistické literatury, otevřené třídy a moderní filatelie se na výstavy všech stupňů přihlašují přímo, předchozí kvalifikace se nevyžaduje.

12.1.2 Na výstavy 2. stupně mohou být do soutěže přijaty nově vytvořené exponáty, anebo exponáty, které na některé z předchozích výstav 2. stupně obdržely méně než 70 bodů, u exponátů mládeže méně než 65 bodů.

12.1.3 Na výstavy 1. stupně mohou být do soutěže přijaty pouze exponáty, které na některé z předchozích výstav 2. stupně obdržely nejméně pozlacenou medaili (70 bodů), u exponátů mládeže pouze exponáty, které na některé z předchozích výstav 2. stupně obdržely nejméně velkou stříbrnou medaili (65 bodů).

12.1.4 Na výstavy 1. stupně může být do soutěže přijat rovněž exponát, který na výstavě 3. stupně počínaje rokem 2014 získal zlatou medaili a minimálně 85 bodů.

12.2 Kvalifikační omezení pro účast v soutěži

12.2.1 Na výstavy 2. stupně nemusí být do soutěže přijaty exponáty, které na předchozích výstavách obdržely tyto medaile: na výstavách 2. stupně tři zlaté; 1. stupně zlatou; na mezinárodních pod patronátem FIP/FEPA pozlacenou.

12.2.2 Na výstavy 1. stupně nemusí být do soutěže přijaty exponáty, které na předchozích výstavách obdržely tyto medaile: na výstavách 1. stupně Velkou cenu výstavy a/nebo tři zlaté medaile; na mezinárodních pod patronátem FIP a/nebo FEPA velkou zlatou medaili.

12.2.3 Exponát mládeže, který byl vystaven ve třídě dospělých, nemůže být již nikdy vystaven ve třídě mládeže.

12.3 Zápočty lhůt a přiznání kvalifikace

12.3.1 Pro soutěžní exponát mohou být uznány jen ty lhůty a dosažené kvalifikační výsledky, jichž bylo prokazatelně dosaženo na výstavách SČF a na mezinárodních výstavách pořádaných pod záštitou FIP a/nebo FEPA do uzávěrky přihlášek na konkrétní výstavu.

12.3.2 Z výstav organizovaných na základě mezinárodních dohod SČF mimo území ČR se uznávají soutěžním exponátům lhůty a dosažené kvalifikační výsledky, pokud je zřejmá kategorie výstavy.

12.3.3. Nejvyšší získaná kvalifikace exponátu dospělého vystavovatele z výstav pořádaných SČF, na základě mezinárodních dohod SČF, případně pod patronátem FIP a/nebo FEPA platí po dobu 10 let. U exponátu mládeže platí získaná kvalifikace po dobu 3 let od jejího získání.

12.3.4 Exponát mládeže vystavený ve skupině C, který má rozsah 80 listů a získal minimálně 85 bodů, získává automaticky kvalifikaci pro daný a nižší stupeň výstavy v odpovídající výstavní třídě dospělých vystavovatelů.

12.4 Povolení pro mistrovskou třídu SČF

12.4.1 V mistrovské třídě SČF mohou být vystaveny jen exponáty, které na výstavě 1. stupně nebo na mezinárodní výstavě s patronátem FIP a/nebo FEPA byly třikrát ohodnoceny zlatou medailí. Exponáty, které již získaly Velkou cenu výstavy, jsou z účasti v mistrovské třídě vyloučeny.

12.5 Rozsah exponátu

12.5.1 V zájmu rovných podmínek soutěže je pro soutěžní exponát vymezena výstavní plocha 80 listů formátu A 4 nebo listů POFIS (5 m2). Na výstavách 1. stupně může být pro exponáty, které získaly na mezinárodních výstavách pod patronátem FIP a/nebo FEPA nejméně velkou pozlacenou medaili, vymezena výstavní plocha 128 listů formátu A 4 (8 m2).

12.5.2 Rozvinutý úzký objekt, zpracovaný ve své úplnosti, může být prezentován na ploše 16 listů formátu A 4 (1 m2) ve formě tzv. jednorámového exponátu; to se netýká třídy mládeže, otevřené filatelie a filatelistické literatury,

12.5.3 Mladí filatelisté vystavují podle věkových skupin:

12.5.4 Vystavovatelé ve třídě mládeže ve skupinách Z, A, B mohou mít jako prvovystavovatelé při prvním vystavení svého exponátu na výstavě 2. stupně i pouze poloviční počet listů z minimálního rozsahu, uvedeného v předchozím bodu.

12.5.5 Za rozhodující se u mladých filatelistů považuje věk, který vystavovatel dosáhne k 1. lednu kalendářního roku, v němž se výstava koná.

13. Zacházení s exponáty

13.1 Veškeré náklady na pojištění svého exponátu, a to minimálně od okamžiku jeho převzetí organizačním výborem výstavy (OV) do okamžiku jeho vrácení vystavovateli (a to včetně případů, kdy je vracen poštou), nese vystavovatel. Nepojištěné exponáty nebudou přijaty do soutěže. Tato skutečnost musí být uvedena ve výstavních propozicích.

13.2 OV musí zacházet s dodanými exponáty s maximální péčí. Je povinen vynaložit maximální úsilí na bezpečné uložení a odpovídající zabezpečení exponátů. Je povinen okamžitě odstranit rizika, která hrozí exponátům (např. sluneční záření, vliv teploty a vlhkosti, škody způsobené poškozenými rámy ap.). V případě poškození poskytne vystavovateli potřebnou součinnost.

14. Práva a povinnosti vystavovatelů

14.1 Vystavovatel má právo: přihlásit svůj exponát na výstavu, splňuje-li předepsanou kvalifikaci a podmínky stanovené výstavními propozicemi; na účast při instalaci i demontáži svého exponátu podle podmínek výstavních propozic; na bezplatný vstup do prostor výstavy po celou dobu výstavy; na bezplatné předání výtisku výstavního katalogu s úplným souborem příloh při prezentaci a výtisku výsledků hodnocení (palmáre); prostřednictvím OV požádat jury o zpracování písemného hodnocení vystaveného exponátu; na výstavní odměny udělené jury a OV; na zapsání získaného hodnocení do průkazu exponátu.

14.2 Vystavovatel má povinnost: respektovat tento VŘ a výstavní propozice; vyplnit správně a úplně údaje vyžádané v přihlášce exponátu na výstavu; odeslat s přihláškou exponátu na výstavu i kopii plánu exponátu (s výjimkou exponátu ve třídě literatury, kde se předává informační list); dodat exponát ve spolehlivých průhledných ochranných obalech a na listech odpovídajících formátem výstavním propozicím; předat OV společně s exponátem i jeho průkaz; všechny listy exponátu označit na zadní straně svým jménem a pořadovým číslem listu; připojit kopii atestu zkušebního znalce na rub albového listu, pokud to vyžaduje vystavovaný vzácný materiál; zajistit pojištění svého exponátu během jeho dopravy (při cestě na výstavu i zpět) a po dobu výstavy, a to na své náklady; uhradit OV výstavní poplatek.